Diese Datenschutzerklärung informiert über Art, Umfang und Zweck der Verarbeitung personenbezogener Daten innerhalb dieser Anwendung (nachfolgend „Tool"). Das Tool wird von der jeweiligen Einrichtung selbst betrieben (On‑Premises) und dient ausschließlich internen, dienstlichen Zwecken.

1. Verantwortlicher

Verantwortlich für den Betrieb ist die Einrichtung, die das Tool auf ihrem eigenen Server einsetzt (der „Betreiber"). Für die entwickelte Software ist verantwortlich:

Friederich Loheide
Reitacker 24
48249 Dülmen
Deutschland
E‑Mail: friederich@loheide.eu
Telefon: 02574 / 339 99 01
Web: www.loheide.eu

2. Verarbeitete Daten

• Anmeldedaten: Name, E‑Mail‑Adresse und – bei lokaler Anmeldung – ein verschlüsselt gespeicherter Passwort‑Hash. Bei Microsoft‑365‑Anmeldung wird die E‑Mail‑Adresse (Entra) zum Abgleich verwendet.
• Berechtigungen: Zuordnung zu Rollen, Modulen und Vivendi‑Bereichen.
• Protokolldaten: dienstliche Aktionen (z. B. wer einen Antrag stellt oder freigibt) inkl. Zeitpunkt und IP‑Adresse (Audit‑Log).
• Fachdaten: aus Vivendi geladene Klienten‑/Stammdaten, die zur Erfüllung der jeweiligen Modulfunktion benötigt werden.

3. Zweck und Rechtsgrundlage

Die Verarbeitung erfolgt zur Bereitstellung der Anwendung, zur Zugriffssteuerung und zur Nachvollziehbarkeit dienstlicher Vorgänge. Rechtsgrundlage ist die Erfüllung der Aufgaben des Betreibers sowie dessen berechtigtes Interesse an einem sicheren, geordneten Betrieb (Art. 6 Abs. 1 lit. b und f DSGVO); im Beschäftigungskontext ergänzend § 26 BDSG.

4. Empfänger, Hosting und Drittländer

Das Tool läuft auf der Infrastruktur des Betreibers. Eine Übermittlung an Dritte findet nicht statt; ausgenommen ist die Microsoft‑365‑Anmeldung (Microsoft Entra ID), sofern der Betreiber diese aktiviert. Es findet kein Tracking und keine Weitergabe zu Werbezwecken statt.

5. Speicherdauer

Personenbezogene Daten werden nur so lange gespeichert, wie es für den jeweiligen Zweck oder aufgrund gesetzlicher Aufbewahrungspflichten erforderlich ist. Protokolldaten werden im Rahmen der betrieblichen Vorgaben aufbewahrt und anschließend gelöscht.

6. Ihre Rechte

Sie haben im Rahmen der gesetzlichen Voraussetzungen das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Datenübertragbarkeit und Widerspruch sowie ein Beschwerderecht bei einer Datenschutz‑Aufsichtsbehörde. Bitte wenden Sie sich hierzu an den Betreiber bzw. dessen Datenschutzbeauftragten.

7. Cookies

Es werden ausschließlich technisch notwendige Cookies verwendet. Details finden Sie in der Cookie‑Erklärung.

Hinweis: Diese Vorlage ist eine allgemeine Grundlage und ersetzt keine individuelle Rechtsberatung. Der Betreiber ergänzt die einrichtungsspezifischen Angaben (Verantwortlicher, Datenschutzbeauftragter, Aufbewahrungsfristen).